‘Innovatie door documentcreatie: het optimaliseren van de documentstroom levert een flinke kostenbesparing op voor gemeenten en andere documentverwerkers’, aldus Ruud Vos (39) Directeur van Interaction|next. Volautomatisch documenten registreren en archiveren waarbij het stroomlijnen van processen de boventoon voert. Dat is waar xential voor staat. De primaire doelgroep zijn diverse gemeenten. ‘Je moet het zo zien: we ontwikkelden een tool voor documentcreatie. Met onze webbased software kunnen we talloze documenten met verschillende variabelen standaardiseren maar het blijft er net zo mooi uitzien als een ‘handmatig’ gemaakt document. De juiste inhoud in de juiste huisstijl. We maken bijvoorbeeld een brief die data, zoals de adressering en andere variabelen, haalt uit verschillende bestanden, zodat die brief inhoudelijk goed en volledig is’, aldus Vos.

Technische uitdagingen bij ontwikkelen documentcreatie

Bij het ontwikkelen van de documentgenerator kwamen we een paar technische uitdagingen tegen. Zo is het van belang dat ons systeem geschikt is voor meerdere platforms. Ook moest onze tool webbased zijn zodat gebruikers met alleen een browser gebruik kunnen maken van de oplossing. Er waren genoeg oplossingen beschikbaar die op traditionele wijze werken, zoals tekstverwerkers die op elke werkplek geïnstalleerd worden. Er was veel research nodig om xential volledig webbased te maken. Ook onze online preview, waardoor gebruikers live alle wijzigingen in het document kunnen volgen, heeft veel onderzoeks- en ontwikkeluren gevergd. Het resultaat is er dan ook naar, juist deze punten worden vaak genoemd als reden om voor xential te kiezen.

Hoe financiering te verkrijgen?

In het begin hebben we veel ontwikkelingskosten gemaakt. We zijn gestart toen de kredietcrisis net losbarste, dus de banken wilden wel krediet verstrekken, maar uiteindelijk gebeurde er niks. Gelukkig zijn we met hulp van een investeerder van start gegaan. Om alle technische uitdagingen het hoofd te bieden zijn veel ontwikkeluren nodig. Onze R&D afdeling heeft het mogelijk gemaakt om te komen waar we nu zijn. Het financieren van al die ontwikkeluren gaat niet in de koude kleren zitten. De Breed & Partners heeft ons daar goed mee geholpen. Zij ondersteunen ons bij de aanvraag van subsidies voor innovatie, waaronder de WBSO subsidie. De WBSO is een fiscale regeling welke zorgt voor een verlaging van de loonkosten. Op deze manier kunnen we blijven ontwikkelen terwijl de kosten te overzien zijn.

Samenwerking met De Breed & Partners

Uiteraard blijven we bezig met optimaliseren van ons concept. Omdat het hier gaat om technische vernieuwing hopen we nog lang gebruik te maken van de WBSO. Het geeft ons ruimte om vooral door te blijven gaan met ontwikkelen. We hebben meerdere keren per jaar overleg met de mensen van De Breed. Zij hebben de kennis over de aanvraagprocedures. Het zou ons veel tijd kosten dit allemaal zelf uit te moeten zoeken. Wij leveren de informatie op onze eigen technische wijze aan, De Breed zorgt ervoor dat dit wordt vertaald naar de juiste aanvraag. Doordat ze kennis hebben van ons vak kunnen ze voor ons de vertaalslag maken.

Wat de toekomst gaat brengen

Inmiddels zijn dik 60 gemeentes over op xential. Onlangs tekenden weer twee gemeenten het contract en er staan er nóg een paar aan te komen. Er zijn dik 400 gemeentes in Nederland, dus we kunnen nog even vooruit. Andere doelgroepen waar ons concept naadloos toegepast kan worden zijn de zorgsector, provincies, waterschappen, woningbouwverenigingen, universiteiten, accountancy en ook de automotive sector. Er is dus nog genoeg te doen. We hebben continue 5 man op Research en Development zitten. En we hebben vacatures! We vragen nog een programmeur om verder te kunnen. We willen ook doorontwikkelen. Onze toepassingen moeten klaargestoomd worden voor het zogenaamde whypen, vegen over het scherm dus. Dát willen mensen. Ze zijn het ook gewend met smartphones. Die kant gaat het op: met je vinger drag and drop over het scherm en je tekstje loslaten op de goede plek. Bij succesvol ondernemen blijft het echter een opgave om de kwaliteit vast te houden, want dat is nu net wat we willen. Dat doen we door onze focus te blijven houden op het doorontwikkelen van xential. We hebben 1,5 jaar ontwikkeld en geïnvesteerd, nu gaan we op zoek naar nieuwe markten voor xential.

InteractionNext