Onder kosten wordt verstaan al hetgeen is betaald voor de realisatie van het eigen S&O. Kosten moeten uitsluitend dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan het uitvoeren van het eigen S&O, moeten drukken op de S&O-inhoudingsplichtige zelf of een bedrijf uit dezelfde fiscale eenheid en mogen niet eerder in aanmerking zijn genomen voor een S&O-verklaring. Kosten moeten zijn betaald voordat u deze als gerealiseerde kosten in uw verplichte mededeling opneemt. Onder uitgaven wordt  verstaan al hetgeen is betaald voor de verwerving van nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen, voor zover de betalingen drukken op de S&O-inhoudingsplichtige zelf of een bedrijf uit dezelfde fiscale eenheid. De bedrijfsmiddelen mogen bovendien niet eerder gebruikt zijn, niet eerder in aanmerking zijn genomen voor een S&O-verklaring en moeten dienstbaar en direct toerekenbaar zijn aan het uitvoeren van eigen S&O.