WBSO administratie

Indien u een WBSO verklaring ontvangt, bent u als werkgever verplicht om een sluitende S&O-administratie bij te houden en na afloop van het subsidiejaar de werkelijke S&O-uren te melden. Deze WBSO administratie geeft per project een helder overzicht in de aard, de inhoud, de voortgang en de omvang van de uitgevoerde S&O- werkzaamheden.

Waaruit bestaat de WBSO administratie?

De S&O administratie is vormvrij, u mag zoveel mogelijk aansluiten bij de huidige voering van uw administratie. Een WBSO administratie bevat de volgende documenten en dient 7 jaar bewaard te blijven:

  • Het aantal gerealiseerde S&O-uren per dag, per project en per medewerker. Zorg dat deze administratie klopt met de verlof- en ziekteregistratie
  • De voortgang van de uitgevoerde S&O-werkzaamheden
  • Burgerservicenummers (BSN’s) van de medewerkers die S&O-werkzaamheden verrichten
  • Alle documenten per project met daarop de datum en de naam van de opsteller. Te denken valt aan vergaderstukken, rapportages, tekeningen, correspondentie, foto’s van prototypes, resultaten van tests, meetverslagen, berekeningen, offertes, opdrachtbevestigingen, betaalbewijzen, enz.
  • Brieven en beschikkingen afkomstig van de RVO
  • U dient chronologisch te archiveren en er dient duidelijk te zijn wat de technische inbreng is geweest bij elk project

Een WBSO administratie bijhouden: hoe doe ik dat?

  • Het is van belang om vanaf de start van een project een S&O administratie bij te houden, ook als u nog geen WBSO verklaring heeft ontvangen
  • Probeer documenten zoveel mogelijk te bundelen per project
  • Zorg dat alle documenten voorzien zijn van een datum en de naam van de opsteller
  • Regelmatig een samenvatting maken is overzichtelijk om de voortgang van projecten te administreren
  • De urenregistratie moet kloppend zijn
  • De totale projectadministratie moet gereed zijn binnen twee maanden na afloop van elk kwartaal

Gezamenlijke S&O projecten binnen of buiten een fiscale eenheid

Zijn er meerdere ondernemingen betrokken bij een S&O project? Ieder bedrijf dient dan afzonderlijk een administratie bij te houden met een duidelijk zicht op eigen S&O werkzaamheden en eventueel gemaakte kosten en uitgaven. Vallen deze ondernemingen binnen een fiscale eenheid dan is één S&O administratie voldoende. Wel moeten de S&O werkzaamheden en de eventueel gemaakte kosten en uitgaven per onderneming en per project uit de administratie af te leiden zijn.