Uw WBSO administratie is goud waard!

Bij financiering van innovatie denkt men al snel aan het vinden van het benodigde R&D budget voor de ontwikkeling van technologische vernieuwingen, zoals het aanvragen en optimaliseren van subsidies, fiscale regelingen of het regelen van financiering middels kredieten, via investeerders of crowdfunding. Wat vaak wordt vergeten is dat de administratie voor het verkrijgen en/of behouden van de via deze weg verkregen financiële middelen een grote rol speelt. Men ziet de administratie vaak als verplichting (korte termijn) in plaats van een verlichting (lange termijn). Echter uw administratie kan daadwerkelijk een goudmijn voor u zijn.

Een goede WBSO administratie

Om voor de WBSO subsidie in aanmerking te komen dient de ontwikkeling technisch nieuw te zijn voor de onderneming en in eigen huis ontwikkeld te worden. Indien dit het geval is, kunt u een WBSO aanvraag doen bij de overheid (RVO.nl). Voor het aanvragen van WBSO projecten moet u in staat zijn uit te leggen wat u wilt ontwikkelen, welk(e) risico(‘s) u neemt, wat de technische knelpunten zijn en hoe u deze denkt op te lossen. Als uw bedrijf beschikt over een goede administratie zal het u relatief weinig tijd kosten om een WBSO aanvraag samen te stellen. U weet direct wat u wilt ontwikkelen, met welke mensen en hoe u de technische problemen op denkt te lossen. Indien de RVO uw aanvraag toekent hoeft u zich geen zorgen meer te maken over op welke wijze u uw administratie op orde moet houden; u heeft dit immers al goed voor elkaar. De RVO kan besluiten om uw WBSO administratie te controleren, maar ook hierover maakt u zich natuurlijk geen zorgen. Maar als achteraf blijkt dat de administratie niet op orde was en u te veel aan fiscaal voordeel mag terugbetalen (met of zonder boete), dan kan dit aardig in de papieren lopen. Meer informatie over de WBSO administratie vindt u hier.

Uw administratie en de Innovatiebox

Om voor de Innovatiebox in aanmerking te komen, moet u een immaterieel vast actief bezitten, welke u zelf heeft ontwikkeld en waarvoor u een S&O-verklaring (WBSO-beschikking) heeft verkregen. Voor belastingplichtigen met een omzet van meer dan € 50 miljoen of een voordeel uit immateriële vaste activa van meer dan € 7,5 miljoen, geldt de aanvullende eis dat een patent (of een daarmee vergelijkbaar recht) is verleend. Het is niet mogelijk om toegang tot de Innovatiebox te krijgen met een immaterieel vast actief waarvoor geen S&O-verklaring en/of octrooi is verkregen. Met de nexusbenadering worden de voordelen die aan de Innovatiebox zijn toe te rekenen beperkt naar mate ontwikkelingen worden uitbesteed. Als basis dienen de uitgaven die worden gemaakt voor de voortbrenging van een immaterieel vast actief. Hierin wordt vervolgens een splitsing gemaakt tussen kwalificerende en niet kwalificerende kosten. Indien er te veel R&D werk wordt uitbesteed, leidt dit tot een beperking van de aan de Innovatiebox toe te rekenen winst. Natuurlijk, ook hier heeft u uw administratieve zaken prima op orde, uw WBSO administratie is op orde en u weet dus exact hoe u een splitsing maakt tussen kwalificerende en niet kwalificerende kosten. Totdat u erachter komt, als u de administratie nog eens tegen het licht houdt, dat u toch een aantal belangrijke zaken mist waardoor u de korting op uw vennootschapsbelasting toch niet (volledig) toegekend krijgt.

Uw administratie en financiering

Als u een lening wilt aantrekken voor uw bedrijf moet u beschikken over een degelijk bedrijfsplan, een investeringsbegroting, een financieringsbegroting, een exploitatie begroting/ liquiditeit prognose, historische cijfers van 3 jaar terug, de 2 meest recente jaarrekeningen en de tussentijdse cijfers van het huidige boekjaar. Ook hier geldt dat u voor deze zaken uw administratie op orde moet hebben.

Hoe ver u gaat in het bijhouden van uw administratie is natuurlijk aan u. U kunt ervoor kiezen om aan de minimale wettelijke verplichtingen te voldoen, een balans zoeken of tot het uiterste te gaan. Maar het komt toch regelmatig voor dat ondernemers het belang van een goede WBSO administratie onderschatten. Hierdoor lopen zij fiscale/financiële voordelen mis of mogen na een RVO controle alsnog een (groot) deel van de verkregen subsidies terugbetalen. Kortom: uw administratie is goud waard!

Mocht u naar aanleiding van bovenstaande informatie gebruik willen maken van een second opion met betrekking tot uw WBSO administratie dan kijken wij graag met u mee.

Harm Rouwendaal, consultant bij De Breed & Partners.